5 tips voor het opbergen van documenten op kantoor

documenten opbergen

Je kent het wel, je dient bepaalde documenten, facturen, je gehele administratie en klantdossiers te bewaren. Rondslingerend papier staat niet netjes en de kans dat je belangrijke documenten kwijt raakt is groot. Kies er daarom voor om handige archiefkasten te kopen, waar je alles netjes in kunt opbergen. Verder is het belangrijk om je werkplek zo opgeruimd mogelijk te houden, zodat jij je beter kunt concentreren en je uiteindelijk productiever aan de slag kunt gaan. In deze blog lees je 5 tips terug die je helpen om documenten op je kantoor zo goed mogelijk op te bergen en te archiveren, zodat je ze makkelijk terug kunt vinden. 

1. Kies voor een handige archiefkast 

Wanneer je documenten op kantoor laat rondslingeren, kun je ze niet meer terugvinden en raak je ze kwijt. Door een archiefkast aan te schaffen, kun je alle documenten op die plek verzamelen en opbergen. Dit zorgt ervoor dat je alles op één plek bewaard, waardoor je ook maar op één plek hoeft te zoeken naar de documenten die je op dat moment nodig hebt. Archiefkasten kun je beveiligen door er een slot op te maken, zodat je zelfs privacygevoelig materiaal veilig kunt opbergen op kantoor. De archiefkasten zijn in allerlei varianten, maten en kleuren verkrijgbaar. 

2. Zorg voor duidelijk overzicht 

Heb je bepaalde documenten vaker nodig dan anderen? Leg deze dan vooral voor het grijpen. Als je iedere keer moet zoeken waar je bepaalde documenten hebt gelaten, werkt dit niet mee aan je tempo en productiviteit. Om rust in je omgeving en hoofd te creëren, kun je het beste een duidelijk overzicht creëren. Maak bijvoorbeeld een logische indeling in je archiefkast en plak handige organizers of notities in iedere lade, zodat je precies weet wat voor documenten je waar terug kunt vinden. 

3. Kies voor een opgeruimde kast 

Wanneer je een slimme zet doet en een archiefkast aanschaft, dien je hem wel opgeruimd te houden. Pas ervoor op dat je de kast op een gegeven moment als rommelige kast gaat gebruiken. Dit is zonde van de ruimte en draagt niet bij aan het creëren van meer overzicht en een opgeruimde werkplek. Om de kast opgeruimd te houden, kun je speciale opbergvakken maken. Een lade voor contracten, facturen, bonnetjes, klantdossiers en ga zo maar door. Op die manier houd je alles bij elkaar en kun je documenten makkelijker terugvinden.

4. Zorg een vaste plek voor alle belangrijke documenten  

Heb je belangrijke documenten in je bezit? Berg deze dan altijd op dezelfde plek op. Wanneer je de documenten makkelijk en snel terug wil vinden, moet je ze ergens neerleggen, waarna je nooit meer van die opbergplek afwijkt. Dit zorgt voor een beter systeem in je archiefkast en biedt ook je collega’s de mogelijkheid om de documenten snel terug te vinden. 

5. Bewaar de belangrijkste documenten bij elkaar in één kast 

Maak één kast met alle belangrijkste documenten. De andere kasten kun je dan voor overige documenten inzetten. Laat aan iedereen weten wat de belangrijkste kast is en wat zij erin terug kunnen vinden. 

5 tips voor het opbergen van documenten op kantoor

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Schuiven naar boven